对于刚毕业求职的新人来说，提到活动策划，头脑中首先浮现的就是大学时期的各种社团活动，活动前的宣传造势、同学间的沟通配合、后续执行等，看似简单，但真正进入到策划行业中就会发现，其中也有很多学问。
活动策划工作庞大且复杂，大的流程分支虽然不多，可每个大分支衍生的小细节，往往会耗费大量人力财力以及时间，并且在策划和执行的过程中，又会出现很多难以预料的突发情况，稍微处理不当，活动效果就会差强人意。
创意者-活动策划在策划上百场大型活动的过程中，总结了以下几个在活动策划时经常遇到的问题，至今还有很多经验比较丰富的策划人“深受其害”，为帮助大家更好的策划一场会议活动，今天我们就来探讨一下，该如何避免这一些情况。
相信大家都遇到过这样的情况，和客户沟通一整天，却不明白客户想通过这场活动达到一个什么样的目的，直接引发我们对整个活动的策划主线模糊不清，方案改了好几版都不符合对方心意，写文章都有一个中心思想，整篇文章都是围绕主旨来发挥，一场活动同样如此，既然花钱搞活动，就肯定有明确的目标以及协助达成此目标的中心思想。
不过有时候连客户自己都搞不清思路，一场会议的筹划，从甲方的秘书到老板，每个人可能都会去参加了，大家各抒己见，有的人专职和乙方对接会议流程，而有的人兼任此职，专业性并不强，很难统一想法，遇到这一种情况，我们作为策划方，最好建议客户公司选出一个有经验的项目负责人，清楚此次活动的内容，以及策划的步骤、懂得如何推进会议筹备进程、合理安排人员分工，共同理清思路，定下明确的目标，这样才有利于协调双方的步伐和行动，确保组织计划和目标的顺利完成。
从宏观角度来看，任何一场大型会议的举办，无非就是：会前准备、会中执行、会后总结和结果分析四大步骤，其中会前准备，是策划人员在拟定活动方案时首先要考虑的问题，前期的准备工作又可以细分为策划工作、宣传推广、嘉宾邀约、人员分工安排、活动流程设计、现场设计等等，每一个环节在实际操作过程中，都会占用我们大量的时间。
新人上手，往往会忽略时间安排的重要性，一旦发生突发情况，整个准备阶段的节奏就会被打乱，最终的活动现场，肯定也是一片混乱，至今还有很多策划老手也常常在时间安排上吃大亏，为了避免这样的一种情况，我们可以在准备阶段，就给每一个环节预留出充分的时间，并且以时间为节点，制作出一套标准的执行规范，细化到会议的每一段进程，包括人员分工安排、应急处理预案，大家各司其职，遇上问题及时上报处理，绝不能因为某个环节拖慢整体的节奏。
活动物料的检查一定要细之又细，对照提前制作好的物料清单，至少要检查两遍以上，会议现场最忌“好像忘了什么”，活动执行时，发现有些物料忘记制作，可临近会议，此时想起却为时已晚，其他各个流程渠道都已经对接完成，结果因为物料问题在执行环节耽误全局，你说冤不冤？还有一些容易忽略的小物料，一定要有专人负责，但凡大成皆起于细，细心点总是好的。
总结一下，以上提到的几个问题，如果处理不当，其结果很可能毁掉整场大会，造成会议事故，但只要我们会前考虑的足够多，遇上问题及时和小组成员沟通，设身处地从客户方面出发思考问题，那这一些难题解决起来就并不麻烦，其实每一场会议在前期的准备工作中都不可能做到完美，大型会务工作的主要特征就是：
无论是会前还是会中，给策划人员预留的反应时间都比较短，我们要做的就是遵循会务工作的四大基本原则：
尽可能提前考虑好会议活动中有可能遇到的问题，像行动者一样去思考，这样无论活动进行时发生任何突然情况，我们都能够第一时间做出一定的反应，让每一个参会人员都享受一场感官盛宴。
想要让整场活动看起来更专业，选择我们创意者iCreator品牌策划服务，每场活动我们都用心雕塑，严谨的工作态度、全面而科学的会议管理和服务体系，旨在为全部客户创造成功难忘的时刻！
